نظام تتبع الطلبات والباركود

المشكلة التي يحلّها التتبع

في شركة توصيل بلا نظام تتبع، الإجابة على سؤال «وين وصل الطلب؟» تمرّ بسلسلة طويلة: التاجر يتصل بالشركة، والشركة تتصل بالمندوب، والمندوب يحاول أن يتذكّر. تضيع دقائق في كل استفسار، وتتكرر العملية عشرات المرات يومياً، وتبقى الإجابة في النهاية غير مؤكدة.

التتبع بالباركود ينقل الإجابة من الذاكرة إلى النظام: الشحنة نفسها هي التي تُعلن عن موقعها في كل مرة تُمسح.

كيف يعمل الباركود في المنصة

1. توليد الباركود عند إنشاء الطلب كل شحنة تأخذ رقماً فريداً وباركود خاصاً بها لحظة إدخالها في النظام.
2. طباعة الملصق يُطبع ملصق الشحن ببيانات المستلم والمحافظة والمبلغ المطلوب تحصيله والباركود — من لوحة التحكم أو من تطبيق المندوب على طابعة حرارية بالبلوتوث.
3. المسح عند الاستلام يمسح مندوب الاستلام الملصق بكاميرا هاتفه عند سحب الشحنة من التاجر، فتتغيّر الحالة إلى «تم استلام الطلب من قبل مندوب الاستلام» فوراً.
4. المسح في مقر الشركة وعند الفرز تُمسح الشحنة عند وصولها إلى المقر أو الفرع، فيُعرف ما دخل وما خرج بلا جرد يدوي.
5. المسح عند التسليم يمسح مندوب التسليم الشحنة عند تسليمها، ويسجّل المبلغ المحصّل عند الاستلام في نفس الخطوة.

ما يراه كل طرف

الإشعارات الفورية

تغيّر الحالة لا يبقى داخل النظام. عند كل انتقال مهم يُرسل إشعار فوري إلى تطبيق التاجر — استُلمت شحنتك، قيد التوصيل، تم التسليم — وهذا يقلّل الاستفسارات ويبني ثقة التاجر بالشركة لأنه يعلم بما يحدث قبل أن يسأل.

الحالات غير المكتملة تُتابع أيضاً

التتبع الحقيقي لا يسجّل النجاح فقط. يتعامل النظام صراحةً مع الشحنات التي لم تُسلَّم كما هو مخطَّط: «الطلب مؤجل» عندما يطلب المستلم تأجيل الموعد، «واصل جزئي» عندما يستلم جزءاً من الشحنة ويرجع الباقي، و«لم يتم التسليم (راجع)» عندما ترجع الشحنة إلى الشركة. كل حالة من هذه لها أثر مالي، ومتابعتها هي ما يمنع الخسارة الصامتة. التفاصيل في صفحة التحصيل والمرتجعات.

سجل التدقيق: من فعل ماذا ومتى

إلى جانب الحالة الحالية، يحفظ النظام تاريخ الشحنة كاملاً: كل تغيير حالة مع اسم المستخدم الذي أجراه ووقته بالدقيقة. هذا يحوّل أي خلاف بين الشركة والتاجر أو بين الشركة والمندوب من جدال إلى مراجعة سجل. ويمكن عرض المسار الزمني لأي طلب على شكل خط زمني مرتّب.

ماذا تحتاج لتشغيله؟

لا تحتاج أجهزة مسح باهظة: كاميرا الهاتف تكفي، والمسح يعمل من داخل تطبيق المندوب على iOS وAndroid. وإن أردت طباعة الملصقات في الميدان فطابعة حرارية صغيرة تعمل بالبلوتوث كافية. للمزيد راجع نظام إدارة شركات التوصيل.